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コラム
2021.11.30
スライド制作テクニック プレゼンのノウハウ

動画あり!プレゼンを成功させるスライド作成×話し方のコツ

ビジネスシーンでプレゼンテーションを行う機会が増加している今日ですが、プレゼンスライドを「作成」し、「発表」するのは簡単なことではありません。お客様の声を聴いていても、どちらにも自信を持っているという方は多くはないようです。今回は「プレゼンテーションを成功させたい!」と考えている方に、押さえておくべきコツをご紹介します。

目次
  1. 「伝わる」プレゼンテーションは「スライド作成」×「話し方」で決まる!
  2. 1|プレゼンスライド作成のコツ3つ
  3. 2|プレゼンテーションでの話し方のコツ3つ
  4. 3|【番外編】質疑応答のポイント
  5. コツを押さえて伝わるプレゼンテーションを


「伝わる」プレゼンテーションは「スライド作成」×「話し方」で決まる!

「プレゼンテーションはスライド50%とスピーチ50%で構成されています。 スライドがわかりやすくまとまっていても、どこがポイントかわからない平坦な話し方では飽きてしまいますし、逆にどんなにスピーチが流暢でも、スライドに情報が多すぎると聞き手の頭は混乱してしまいます。「伝わる」プレゼンテーションを実現するには「スライド作成」と「話し方」、両方が大切になります。今回は聞き手に伝わるスライド作成と話し方について、具体的にそれぞれのコツをご紹介します。すぐに全てを習得するのは難しいかもしれませんが、日頃のプレゼンで課題感を抱いている部分や、着手しやすそうな部分からはじめてみてください。

1|スライド作成のコツ3つ

まずはこちらの3分動画をご覧ください。good presen!がお客様のスライドを作成する際気をつけているポイントをご紹介しています。これらのポイントは、皆さんがプレゼンスライドを作る時にも効果的なコツとなりますので、1つずつ解説していきたいと思います。

①プレゼン実施シーンの理解

プレゼンテーションを行うことが決まると、普段の仕事と並行して資料の準備をしなくてはならない場合も多いでしょう。すぐにスライド制作に取り掛かりたいところですが、伝わるプレゼン資料を作るのであれば、その前にやるべきことがあります。プレゼンテーションの実施シーンの理解です。
商談の中で行われるのか、それとも展示会という形で行われるのか。またPCで画面共有をするのか、はたまたスクリーンに投影して見せるのか。どのようなシーンで行われるものなのかを把握することが大切です。
また、このタイミングでプレゼン時間も確認します。1スライドの説明にかける時間は1分が目安だと言われています。プレゼン時間が10分なのか30分なのかによって、伝えられる内容の幅と深度が異なり、この後の構成づくりにも影響しますので、必ず確認するようにしましょう。時間の指定がない場合もありますが、話したい分だけ話すのではなく、できるだけ端的に伝えることを心がけてください。聞き手に集中して聞いてもらえる時間は限られていますし、しっかり理解できる情報量にも限界があります。聞き手にどこまで伝われば良いか、という視点を持ち、最低限の内容を伝えるために何分必要かを考えてみてください。
シーンごとのスライド制作のポイントについてはこちらで解説していますので参考にしてみてください。
参考ページ「Presentainment 活用シーン一覧

②プレゼンテーション設計

プレゼンスライドを作成する際、いきなりパワーポイントを開いて表紙から順番に作っていませんか。スライド作成に入る前に、まずはプレゼンテーションの目的に合わせて全体の構成を考えることをオススメします。ここでは、good presen!でお客様のスライドを作る際も行っている順番で、全体設計から1枚1枚のスライド作成までの3つのコツを徹底解説します。
まずはこちらをご覧ください。

・ターゲット・目的理解

ターゲットと目的の理解は、プレゼンテーションの効果を高めるために非常に重要です。プレゼンテーションには必ず伝えるべき「相手=ターゲット」がいます。ターゲットをよく分析し、相手が期待していることや求めている情報をうまく伝えることで、プレゼンテーションは効果を発揮します。プレゼン内容について相手にあまり知識がないという場合には、専門用語を使い過ぎない、適宜説明を入れるなど、相手に合わせて伝え方を工夫しましょう。また目的が理解できていないと結論や主張が明確でなくなってしまいます。「聞き手にこちらの意図を伝え、その後の行動を促すことがプレゼンテーションのゴールです。「なんとなく良い感じ」ではなく目的を意識してスライドを作成しましょう。
また、目的やゴールがぶれたまま構成づくりを進めてしまうと、「結局何を伝えるべきなのか」「どのポイントにウエイトを置いたら良いのか」などで何度も悩み、構成づくりに時間が掛かってしまいます。最悪の場合、スライドデザインの途中で大幅に構成を変更することになり、せっかく作り込んだスライドを削除せざるを得ないことにも繋がります。最初に目的を整理し、ゴールを決めておくことでぶれない構成づくりを実現できます。

・シナリオメイキング

プレゼンスライドは、どのようなシナリオで制作するかが重要です。弊社では聞き手の心を動かすシナリオ作りのため、情報を丁寧に整理し、一番効果的な順番、見せ方を検討しています。聞き手の心情の変化を想像しながら、プレゼンテーションに緩急をつけることも非常に大事です。
シーンの把握とゴールの設定ができたら、具体的に構成を組んでいきます。日頃から講演に慣れているプレゼンターの方は、スピーチ原稿を先に書くこともできますが、プレゼンテーションに慣れていないと、いきなり原稿を用意するのは難しいです。伝わりやすいプレゼンテーションのフォーマットは決まっていますので、まずはその型を知り、伝えたい内容を型にはめてみてください。 プレゼンテーションの基本構成は、導入→結論→理由(→結論)です。物語の展開として一般的によく知られる「起承転結」ではなく、プレゼンテーション特有の型で作成することが重要です。
プレゼン時間が長く、スライド枚数が多くなることが想定される場合は、おおまかな構成を決めた後、作成に取り掛かる前に内容ごとにスライド枚数を設定しておくと良いでしょう。1スライド1メッセージを基本にすると考えやすいです。導入1枚、結論1枚、理由各3枚ずつ、まとめ1枚など、ざっくりでも割り当てておくと、1枚1枚の情報量にバラつきがなくなり、デザインもしやすくなります。
プレゼンテーションの構成についてはこちらで詳しく解説しています。まずは型を知り、プレゼン内容に合わせてどの流れが適しているのかを検討するところから始めてみてください。

・伝わる表現方法

内容がかたまったら、各スライドの表現方法を検討していきます。スライドが文字ばかりになってしまうという方も少なくないのではないでしょうか。文章が多すぎると読んで理解しなくてはならなくなり、話に集中してもらいにくくなります。読み込む前提の資料なら良いのですが、プレゼンの場合はなるべく短く端的に。また文字以外で置き換えられる部分は積極的に画像やイラストなどに置き換え、視覚的にイメージがわきやすい資料にしましょう。文字で大まかにスライド内容を検討した後、初めて資料を見る人に、伝えたいことが本当に伝わるのか?と考えながら見直してみることが大切です。プレゼン資料のポイントは「読んで理解」ではなく「見てわかる」ことです。
例えば売上の推移を伝えたい場合、データを箇条書きで表現することもできますが、グラフで示した方がパッと見て理解しやすいです。また、強調させたい箇所のみ立たせたり、不要な情報や数字は載せないようにし、単にグラフを見せるのではなく一番伝えたい核の部分が伝わるように意識してみてください。また場合によっては、アニメーションやBGMを用いることで、ポイントを強調し伝わりやすくすることも可能です。

スライド作成イメージ

③効果的なデザイン

構成が決まったら、いよいよスライド1枚1枚の作成に入りますが、前提として気をつけたいのは「情報過多」にならないこと。弊社のお客様でも、パワーポイントの使い方は問題ないけれど、情報を詰め込みすぎてわかりにくくなってしまう、という例がよく見られます。 スライドはとにかくシンプルに、パッと見て伝わりやすいかどうかを重要視してください。その上で、以下の3点を意識すれば、見やすく、話と合わせて聞き手の理解を促す「伝わる」スライドになるはずです。

・余白のあるレイアウト

プレゼン資料に限らず、資料作成全般に言えることではありますが、視線の迷わないレイアウトを心掛けるようにしましょう。そこで大切になってくるのが余白です。余白が少ないと見た目も雑多な印象を与えるものになってしまいますし、どの様な順番で見ていけば良いのかわからなくなってしまいます。
余白の作り方のポイントは、「スライドをシンプルにすること」です。これには2つの意味があります。1つはスライドに情報を置き過ぎないこと。情報量が多いと感じたら思い切ってスライドを分割してしまうのも解決策として有効です。もう1つは枠を付け過ぎないということです。まとまりを作る時、つい枠線で囲って整理したくなりますが、スライドの中に何個も枠があると余白が減り、見づらくなってしまうことがあります。文字や画像は内容ごとに配置して程よく余白を取れば、それだけでまとまりに見えるようになります。余白を活かし、すっきりとしたスライドを目指しましょう。
余白以外にも視線の迷わないスライドレイアウトを作成する上で大切なポイントは他にもあります。詳しく知りたい方はこちらも参考にしてみてください。
参考記事「比較でわかる!プレゼンスライド レイアウトのコツ5選

構成のイメージ

・効果的な配色

資料作成にあたって、配色に悩むという方は多いのではないでしょうか。情報を目立たせたいという思いから、何色も使っている資料も少なくありません。確かに色のある部分に視線は誘導されます。しかし、色数が多いと視線が迷ってしまい、結果的にどこが大切なのかわかりにくくなってしまいます。プレゼン資料において、色は伝えたい箇所を印象付けるためのものと捉え、極力色数は絞り、聞き手の視線が迷わないようにしましょう。
色は聞き手の印象を大きく左右する要素になります。与えたいイメージに合わせてまずはメインカラーを決めましょう。営業の場合はサービスや商品に準じて設定するか、もしくはコーポレートカラーを使うと企業ブランディングにも繋がります。また、必要であればメインカラーと相性が良い色、もしくはメインカラーより少し薄い色をサブカラーとして設定すると全体的に統一感が出ますしメインとサブとでカラーの使い分けがしやすいです。効果的配色で見やすい資料を作りましょう。
資料における色の使い方はこちらでも詳しく解説していますので、興味のある方は参考にしてください。
参考記事「プレゼンスライドデザインの3つのコツ!ポイントを押さえて「伝わる」資料に

・ポイントのみ強調

プレゼン資料で最も大切なことは、伝えたいことがきちんと聞き手に伝わるようにすることです。伝えたい部分は聞き手に大切な部分だとわかってもらうためにも、しっかりと強調するようにしましょう。資料に記載することはどれも大切な内容かと思いますが、その中でも伝えるべき優先順位を付け、ポイントのみを立てることが重要です。
強調の方法はいくつかあります。文字の場合は、サイズを大きくする、太字にする、文字の色を付ける等、様々です。濃いめもしくは暗めの色で塗りつぶして白字にする、ということもでき、これは強い印象になりますので、ここぞという時に使うことをオススメします。情報の優先度に合わせて使い分けてみてください。ただし強調するポイントは多ければ多いほどそれぞれの印象はぼやけてしまうので、「何を伝えたいのか」を意識してメリハリをつけるようにしましょう。

確認をするイメージ

2|プレゼンテーションでの話し方のコツ3つ

「伝わる」スライドが完成したら、いよいよ本番です。人前で話すのが苦手という方でも、コツさえ押さえれば、誰でも「伝わる」話し方を体得することができます。スキルやテクニックが必要なことや難しいことではありませんが、つい忘れてしまうポイントを3つご紹介します。少し意識するだけでも話し方は変わりますので、ぜひプレゼンテーションの際に取り入れてみてください。

①プレゼンテーションで大切なのは「伝える」こと

プレゼンテーションを行うにあたって、何を意識しているでしょうか。言葉に詰まることなくすらすらと 上手く話すことを目的にしている場合は少し注意が必要です。プレゼンテーションで大切なのは、上手に話をすることではなく、プレゼン内容を聞き手にきちんと伝えることです。言葉に詰まってしまったとしても、プレゼンテーションは失敗ではありません。何を伝えたいのかということを考えたうえで、どこを強調すべきなのか、要点を意識しながらメリハリをつけて話すことで、聞き手にも伝わる話し方になります。

②聞き取りやすく話す

相手に伝わるように話すためには、聞き取りやすいように話すことが大切です。聞き取りにくい話し方をしてしまうと、声を聞くことに意識が集中してしまうため、聞き手にとってストレスにもなりますし、肝心な話の内容も伝わりづらくなってしまいます。ポイントを押さえて聞き取りやすい話し方を目指しましょう。

・大きな声でゆっくりと

聞き取りやすい声の基本は大きな声とゆっくりとしたスピードです。しかし、理解はしていても、いざ本番となると緊張や不安でつい声が小さく早口になってしまうという方も少なくないでしょう。できれば事前に発声練習するのが良いですが、状況によっては難しい場合もあるかと思います。その場合はプレゼンテーションの前に人と話をすることをオススメします。あらかじめ声を出しておくことで本番でも喉のしまりが軽減されますし、緊張もほぐすことができます。
また、本番になるとスピードはどうしても早くなってしまいがちです。そのため、プレゼンテーションではいつもよりゆっくり話すことを意識しましょう。もし、早口になっていることに気が付いた時には、区切りの良いところで一呼吸おき、ペースを見直してみてください。

・間を効果的に活用

プレゼンテーション中の沈黙を恐れる方は多いのではないでしょうか。何か話さないとと焦ってしまい、頭が真っ白になってしまった経験がある方もいるかもしれません。しかし、矢継ぎ早に話をするよりも、適度に間があった方が聞き手にとっては聞きやすいものになります。言葉に詰まってしまい、少しの沈黙があったとしても、話し手が思うより、案外聞き手にとっては気になるものではないことありますし、むしろ聞き手には良い効果を与える場合もあります。プレゼンテーションにおける「間」は敵ではなくむしろ味方なのです。重要な事柄の前後に置けばメリハリがつき記憶にも残りやすくなりますし、話が次に移っていくところに置けば聞き手が反芻して納得したり、考える時間になります。効果的に活用して聞きやすく伝わりやすい話し方になるよう意識してみてください。

・ドッグワードを減らす

「えー○○が、あのー○○のため、そのー○○です。」というように、人前で話すときに無意識に出てしまう言葉をドッグワードと呼びます。人のプレゼンテーションを聞いていて、「内容が頭に入ってこない」「なんかイラっとする・・・」という思いをしたことはありませんか?ドックワードが多いスピーチは非常に聞きづらく、聞き手にストレスを与えます。 プレゼン中、内容がすぐに出てこないと繋ぎの言葉を使いたくなってしまいますが、「間」を怖がらずドッグワードを我慢することで、聞き手は次の言葉に注目しやすくなります。癖付いている方は、すぐにゼロにするのは難しいかもしれませんが、ドッグワードのないスピーチを意識してみましょう。

視線のイメージ

③体の動きも意識

プレゼンテーションの場合、聞き手には声だけでなく顔や手の動きなど全体が見えています。声ばかりに意識が行きがちですが、体の動きもプレゼンテーションの印象を左右します。こちらでご紹介するのもひとつひとつは難しいわけではありませんが、つい忘れがちになってしまうポイントですので改めて意識してみてください。

・表情を明るく

基本的なことにはなりますが、明るくにこやかな表情を心掛けましょう。緊張していたり考えながら話をしたりしていると、自分では無意識でも顔がこわばってしまいがちです。聞き手は話し手が思う以上に、話し手の顔を見ています。飛び切りの笑顔である必要はありませんが、口角は少し上げるよう意識すると良いでしょう。声音も明るくなり、聞き取りやすくもなるため一石二鳥です。

・視線のコントロール

皆さんはプレゼンテーションを行う際、どこに視線を向けていますか。原稿を読みながら話していたり、身体ごとスライドに向いていたりしませんか。 人は目線が合うと、「自分に話しかけているんだ」と認識し、話を聞く姿勢になります。多くの人がいる会場でも、それは変わりません。視線が気になり緊張して話せないという方は、会場の四隅を見るようにすると多少緊張が緩和されます。会場を見渡し「私は皆さんに話しかけています」というメッセージを伝えることが大事です。聞き手の反応を見ながら進めることで、プレゼンテーションの理解度や興味のある内容が分かり、その場でメッセージを調整することも可能です。聞き手の反応が良くないと思ったら、身近な話題に紐づけて言い直す、質問してみるなど、聞き手とコミュニケーションを取りながら話をすることで、より「伝わる」プレゼンに近付けることができます。

・ジェスチャーで伝わりやすく

話に合わせて、ジェスチャーを取り入れることも効果的です。言葉だけでなく実際の身振り手振りがあった方が、聞き手も具体的にイメージがしやすい場合もあります。また、手を動かしながら話すことで話し手自身も緊張がほぐれ、話しやすくなることも。プレゼンテーションだからと直立でかしこまりすぎず、自然体で話をするようにしましょう。
しかしあまりに激しかったり、意味のない動きの場合は落ち着きがない印象を与えてしまうため注意が必要です。自分がどの程度動いているのかは知っておくと良いでしょう。自分が話している姿を客観的に見ることで初めて気づく改善点もありますので、1度スマートフォンなどで撮影してみることをオススメします。
話し方についてはこちらでもポイントを紹介していますので、参考にしてみてください。
参考記事「プレゼンテーションを成功に導く「話し方」のコツ7選
参考記事「プレゼンテーションで緊張を味方にする!準備のコツ4選&本番中のコツ4選

3|【番外編】質疑応答のポイント

プレゼンテーションの最後に設けられることが多い質疑応答ですが、これにもポイントはあります。プレゼンテーションに対する質問には2種類あります。内容がよく理解できないために生じてしまう質問と、内容を理解した上で生じる質問です。前者の質問は、全体を通して理解しやすい構成と、スライド1枚1枚の内容も分かりやすさを心掛けて資料作成を行い、なるべく多くの質問が出ないように努めましょう。
反対に後者の質問はプレゼンでお話しした内容から更に発展した話へと繋がります。納得感のある答えを提示するためにもプレゼン内容について、自分の言葉で説明できるようにしておくことが重要です。答えづらかったり回答に自信がない場合は、無理に答えようとはせずその場でできる範囲で対応し、後日正しく回答する形を取りましょう。

コツを押さえて伝わるプレゼンテーションを

プレゼンテーションをより伝わるものにするためのコツをご紹介しました。「伝わる」プレゼンテーションはスライドとスピーチで構成されるとお伝えしましたが、双方の視点を意識したプレゼンテーションにすることで、更に情報伝達の質を高めることができます。 全ての項目において、特別な準備が必要なことや、特定の人にしかできないようなことはありません。コツを少し意識してみるだけでも、今よりもさらに「伝わる」プレゼンテーションになるでしょう。 皆さんもぜひ、実践してみてください。

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